Journal Entry Testing - digitale Rechnungsprüfung mit Datenkompetenz

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Journal Entry Testing (JET-Analysen) liegt als wichtigstes Instrument für die digitale Rechnungsprüfung die Vorstellung zugrunde, dass die in einem digitalen Journal (Zeitbuch) erfassten Buchungssätze mittels digitaler Analysen (z.B. Gegenkontenanalysen oder Ausreißerselektion) deutliche Hinweise auf Buchungsfehler oder sonstige Unregelmäßigkeiten (=Auffälligkeiten/Anomalien) eines IT-gestützten Buchhaltungsverfahrens vermitteln. Typische JET-Analysen sind

1. Saldenrekonstruktionen,
2. Schichtenanalysen,
3. Gegenkontenanalysen,
4. Wochentagsanalysen,
5. User-Analysen,
6. Belegverarbeitungsanalysen und/oder
7. Ziffernanalysen (Benford-Analysen).

JET-Analysen können als globale Analyse auf Gesamtbuchungsebene (Hauptbuchebene, z.B. kompletter GoBD-Datensatz) oder für bestimmte Konten oder Buchungen (lokale Analysen, z.B. Gewerbesteuern) durchgeführt werden und erfordern ein gewisses Maß an Datenkompetenz - zumindest keine Scheu von dem "Datendschungel".

Zur Veranschaulichung der Gegenstände einer JET-Analyse wird gerne die „7-W-Regel“ herangezogen. Demnach sind die folgenden sieben „W-Fragen“ zu beantworten:

1. Warum wurde gebucht (Verursachung, Rechtsgrundlage)
2. Was wurde gebucht (Art des Geschäftsvorfalles)?
3. Wer hat gebucht (User)?
4. Wann wurde gebucht (zeitgerecht/Zeitpunkt/periodengerecht)?
5. Wie wurde gebucht (Sammel-/Einzelbuchung, automatisch/manuell)?
6. Wohin wurde gebucht (sachlich zutreffende Konten-Zuordnung)?
7. Welcher Betrag wurde gebucht (Betragshöhe, abstimmbar?

Ein wesentliches Instrument effizienter Journal Entry Tests sind Stichproben. Hier müssen Auswahlverfahren (statistisch oder nicht-statistisch) und Berechnungsmethode (statistisch-mathematische Berechnung des Testergebnisses) unterschieden werden. Da es sich bei den JET-Analysen ausschließlich um analytische Prüfungen handelt, stehen sogenannte Merkmalstests (Attribute Sampling) im Vordergrund. Dabei geht es um die Häufigkeit bestimmter Merkmale (z.B. Zahlungsausgleich bei einer bestimmten Gruppe von Forderungen oder Zeitpunkt einer Buchung), die einen vorgegebenen Wert mit einer ebenfalls vorgegebenen Aussagesicherheit nicht unter- oder überschreiten dürfen. Werden entsprechende Abweichungen festgestellt, handelt es sich um ein signifikantes Testergebnis, das dann prüferische Reaktionen erfordert.

Neben den genannten Merkmalstests (Attribute Sampling)  können für weitere Zwecke Monetary Unit Sampling-Verfahren oder CHI-Quadrat-Tests durchgeführt werden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben vom 5. September 2023 zu den sogenannten "Automationsgestützten quantitativen Prüfungsmethoden in der steuerlichen Außenprüfung" Stellung genommen, das einen zusammenfassenden Überblick über allgemein gebräuchliche und anerkannte Verfahren dieser Art bietet. Das entsprechende BMF-Schreiben finden Sie hier.

Im Bereich von Musteranalysen (z.B. Benford-Ziffernanalysen oder Transaktionsmusteranalysen) können Gruppen von Merkmalen untersucht werden, die ebenfalls mittels Hypothesentests auf signifikante Abweichungen gestestet werden. Der Einsatzbereich von Journal Entry Testverfahren konzentriert sich naturgemäß auf Prüffelder mit eher großen Fallzahlen und relativ homogener Bestandsstruktur. JET-Analysen dienen zudem als Grundlage für die Korruptionsvorbeugung oder -aufdeckung, indem Betrugsmuster und Anomalien (=kritische Auffälligkeiten) identifiziert und selektiert werden können. Die Verfahren in diesem Bereich können bis hin zu KI-gestützen umfassenden Künstlichen Neuronalen Netzen (Encoder-Modelle) vertieft werden, was allerdings einen enormen detektivischen und rechnerischen Aufwand verursachen kann.

Durchführung von JET-Analysen

JET-Analysen folgen in ihrem Ablauf den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Datenanalysen. Demnach sind auch bei JET-Analysen die folgenden Schritte auszuführen:

Festlegung, welche Fehlerrisiken mittels Datenanalysen identifiziert bzw. in welchen Bereichen Datenanalysen eingesetzt werden sollen (=Analyseplanung)

Definition der erwarteten Analyseergebnisse i.S.v. Vergleichs- und Erwartungswerten oder von Schwellen- und Toleranzwerten (Ergebniserwartung(en))

Aufgabendefinition und Auswahl der Analysemethode (=Projektmodell)

Auswahl der für die Prüfungsdurchführung geeigneten Datenanalysewerkzeuge oder einer Kombination unterschiedlicher Analysewerkzeuge (Tools)

Bestimmung der für die Datenanalyse erforderlichen Datenquellen und Ansprechpartner

Anforderung oder Bereitstellung der für die Datenanalyse benötigten Daten (Datenselektion)

Abstimmung der erhaltenen Daten auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Abdeckung des erforderlichen Zeitraums etc. (Validierung, Sichtprüfung)

Aufbereitung der Daten für die Datenanalyse (z.B. durch Harmonisierung von Datenfeldlängen oder -formaten oder Erzeugung von Berechnungsfeldern)

Durchführung und Dokumentation der eigentlichen Datenanalyse (Berechnungen)

Interpretation des Ergebnisses der durchgeführten Datenanalyse in Bezug auf die zu treffenden Prüfungsaussagen

Zusammenfassung und Berichterstattung

Qualitätssicherung und Dokumentation der Prüfungsdurchführung und der Prüfungsergebnisse in den Arbeitspapieren.

Entsprechend dem "7-W-Modell" können die Techniken von JET-Analysen näherungsweise wie folgt gegliedert werden

Warum wurde gebucht (Verursachung, Rechtsgrundlage)

- Analyse von Datenquellen (Herkunft nach IT-Systemumgebung) - Belegarten - Konten - Belegnummern - Positionen (Bechreibungen)

- Auswertung Abschlussbuchungen

Was wurde gebucht (Art des Geschäftsvorfalles)?

- Beleg- /Transaktionsartenanalysen

Wer hat gebucht (User)?

- Useranalysen (zeitlich, nach Konto, nach Anzahl Belege, nach gebuchten Werten usw.)

Wann wurde gebucht (zeitgerecht/Zeitpunkt/periodengerecht)?

 - Wochentagsanalyse nach user, Belegarten, Konten, Werte(v.a. Wocheneden und Urlaubszeiten)

Wie wurde gebucht (Sammel-/Einzelbuchung, automatisch/manuell)?

 - Systemkontenauswertung (soweit wesentlich) nach manuellen usern (System-user müssen bekannt sein)

Wohin wurde gebucht (sachlich zutreffende Konten-Zuordnung)?

 - Gegenkontenanalyse

Welcher Betrag wurde gebucht (Betragshöhe, abstimmbar?)

 - Schichten- und Ausreißeranalysen

usw.

Zusätzlich können die verschiedenen Ebenen eines Jahresabschlusses berücksichtigt werden, z.B. Gesamtabschlussebene/Vorlagenebene, Posten und Saldenebene, Kontenebene und Belegebene. Im Rahmen risikoorientierter Prüfverfahren wird schließlich noch in Systemprüfungen oder aussagebezogene Prüfungshandlungen unterschieden. Ersteres betrifft v.a. IT-Systemprüfungen sowie die Risiko- und/oder iKS-Prüfung. Letzteres sind die analytischen oder einzelfallorientierten Prüfungshandlungen auf Prüffeldebene. Das alles zusammen genommen ergibt ein reichhaltiges und wirksames System digitaler Prüfansätze zur Reduzierung des Prüfungsrisikos auf das geforderte niedrige Niveau.

Zur Unterstützung der Planung von JET-Analysen im Rahmen risikoorientierter Prüfverfahren haben wir eine Checkliste erstellt, die Sie im CHE Shop erwerben können (siehe unter CHE-Shop, Schnelltests).

Bei Rückfragen sprechen Sie uns gerne an.