Data Literacy - Datenkompetenz

Christoph Heck • 13. März 2025

Aufbau individueller Fähigkeiten rund um das Datenmanagement

Data Literacy (persönliche Datenkompetenz) ist die Fähigkeit, Daten auf sinnvolle Weise zu untersuchen, zu verstehen und mit ihnen zu kommunizieren.


Daten sind „das Öl des 21. Jahrhunderts“. Sie bergen Schätze, die gefördert und verwertet werden können und müssen. Die Technik zur Förderung von Werten (=Nutzerprofile, Bedarfsprognosen, Verhaltensmuster, Präferenzen usw.) aus Daten wird als „Data Mining“ und bei Geschäftsprozessen als „Process Mining“ bezeichnet. Daneben kursieren die Begriffe „big data “, „data sciences “, „data analytics “ „Business Analytics “, „Business Intelligence (BI) “ und „Datenanalysen “ (gerne auch als „Massendatenanalysen“, einer Kombination aus Big Data und Datenanalysen). Alle diese Entwicklungen wirken auf die kommunale Praxis, z.B. auch auf die örtliche Rechnungsprüfung.


Im Zusammenhang mit der kommunalen Finanzwirtschaft sind vor allem rechnungslegungsbezogene Daten von Interesse, einschließlich buchungsbegründenden Daten. Hierbei handelt es sich um Daten zu Geschäftsvorfällen und Buchungssätzen, Kontenstammdaten und Journaleinträge, komplette Haupt- und Nebenbücher, Kreditoren- und Debitorenstammdaten, Geschäftspartnerbuchungen, spezielle Fach- bzw. Vorsystemdaten sowie ergänzende interne Aufstellungen und Auswertungen der zu prüfenden Aufgabenbereiche bzw. der zu prüfenden Kommune als Ganzes.


Hinzu kommen in technischer Hinsicht systembezogene Daten zur Steuerung und Überwachung von IT-Systemen, beispielsweise aus der Einführung, Migration oder Anpassung von IT-Anwendungen und/oder einzelnen IT-gestützten Geschäftsprozessen (z.B. Parametrisierungen im Falle von ERP-Hauptbüchern), der IT-Infrastruktur (z.B. System- und Sicherheitsparameter, Logprotokolle über die Änderung von Systemeinstellungen, parametergesteuerte IT-Systemkontrollen wie Berechtigungen und Rollen etc.), der Verwaltung von Benutzerberechtigungen oder dem Belegfluss und der Kontrolle von Schnittstellen.


Die Vermittlung von Data Literacy (persönliche Datenkompetenz) umfasst nach derzeit hM  verschiedene Themenkreise, die für effiziente Verwaltungen und deren Entscheidungsfindung wesentlich scheinen. Dazu zählen:


 

  1. Datengrundlagen verstehen
    Die Vertrautheit mit verschiedenen qualitativen und quantitativen Datentypen, Quellen und Strukturen ist entscheidend, um Daten, die relevant und zuverlässig sind, zu erkennen.
  2. Datenethik und Datenschutz
    Dies umfasst das Verständnis ethischer Überlegungen, einschließlich Datenschutzgesetzen, verantwortungsvoller Datenverwendung und der Wahrung der Bürgerrechte. 
  3. Datenanalyse und -interpretation
    Örtliche Rechnungsprüfungen sollten Datensätze mit statistischen Methoden analysieren können, um aussagekräftige Schlussfolgerungen für ihre Aufgaben ziehen zu können  und die politische Diskussion zu versachlichen. 
  4. Datenvisualisierung
    Eine wirksame Präsentation von Daten durch visuelle Techniken wie Tabellen, Diagramme und Grafiken ist für eine gute Kommunikation mit den unterschiedlichen Interessengruppen unverzichtbar. 
  5. Datenmanagement und -verwaltung
    Kenntnisse über Datenorganisation, -speicherung, -integrität und -verwaltung gewährleisten Datengenauigkeit und -zugänglichkeit für Entscheidungsprozesse. 
  6. Umgang mit Voreingenommenheit und Fairness
    Das Erkennen und Beseitigen von Vorurteilen bei der Datennutzung ist für eine sachdienliche Entscheidungsfindung in der öffentlichen Verwaltung von entscheidender Bedeutung. 
  7. Praktische Anwendungen
    Die Auseinandersetzung mit realen Fällen und praktischen Beispielen hilft, die Bedeutung von Datenkompetenz bei der Bewältigung der zahlreichen Aufgaben zu verdeutlichen. 
  8. Kontinuierliches Lernen und Kompetenzaufbau
    Fortlaufende Schulungs- und Entwicklungsangebote stellen sicher, dass die Mitarbeitenden der örtlichen Rechnungsprüfungen für die Bewältigung sich entwickelnder IT-Landschaften und -herausforderungen gerüstet bleiben.

 

Die der Data Literacy (persönliche Datenkompetenz) zugrunde liegende Wissenschaftsdisziplin  ist/sind die Data Sciences. Dort beschäftigt man sich nicht nur mit Daten und Datenanalysen, sondern beispielsweise auch mit Datenverarbeitungssystemen (z.B. ERP-Software) und der technischen Hardware, die dafür erforderlich ist. Insoweit sind Datenanalysetechniken nur ein kleiner Teilbereich der Data Sciences.


Data Literacy (persönliche Datenkompetenz) ist in diesem Zusammenhang der zusammenfassende Begriff für die individuellen Fähigkeiten von Menschen mit Daten sinnvoll umzugehen.


Nähere Informationen finden Sie hier


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Was sind "JET-Analysen" ? Suche nach Auffälligkeiten Zur Feststellung von Auffälligkeiten (z.B. Ausreißer oder Doubletten) werden gemäß IDW PH 9.330.3, Tz. 72 in der Praxis Analysen durchgeführt, die oft unter dem Begriff „Journal Entry Testing (JET-Analysen)“ zusammengefasst werden. Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen eignen sich sowohl zur Analyse des Kontrollumfelds als auch zur Feststellung von ungewöhnlichen Buchungen bzw. Merkmalen aus der Abbildung von Transaktionen. Bei festgestellten Auffälligkeiten sind weitere Prüfungshandlungen (insb. vertiefende Belegprüfungen) einzuleiten, um deren Ursachen anhand der zugrundeliegenden Geschäftsvorfälle zu untersuchen. Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen liegt die Vorstellung zugrunde, dass die in einem Grund- oder Zeitbuch strukturierten Buchungssätze mittels digitaler Analysen zuverlässige Signale zu Fehlern oder Unregelmäßigkeiten (=Auffälligkeiten) eines computergestützten Buchführungsverfahrens vermitteln. Typische Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen sind Schichten-, Gegenkonten-, Wochentags-, Belegverarbeitungs- oder Ziffernanalysen. Zur Veranschaulichung der Vorgehensweise einer JET-Analyse wird gerne auch die „7-W-Regel“ herangezogen. Demnach sind die folgenden sieben „W-Fragen“ zu beantworten : Warum wurde gebucht (Verursachung, Rechtsgrundlage) Was wurde gebucht (Art des Geschäftsvorfalles)? Wer hat gebucht (User)? Wann wurde gebucht (zeitgerecht/Zeitpunkt/periodengerecht)? Wie wurde gebucht (Sammel-/Einzelbuchung, automatisch/manuell)? Wohin wurde gebucht (sachlich zutreffende Konten-Zuordnung)? Welcher Betrag wurde gebucht (Betragshöhe abstimmbar?)? Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen folgen grundsätzlich den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Datenanalysen. Demnach sind auch bei JET-Analysen die Hauptschritte Festlegung, welche Fehlerrisiken mittels Datenanalysen identifiziert bzw. in welchen Bereichen Datenanalysen eingesetzt werden sollen (=Analyseplanung) Definition der erwarteten Analyseergebnisse i.S.v. Vergleichs- und Erwartungswerten oder von Schwellen- und Toleranzwerten (Ergebniserwartung(en)) Aufgabendefinition und Auswahl der Analysemethode (=Projektmodell) Auswahl der für die Prüfungsdurchführung geeigneten Datenanalysewerkzeuge oder einer Kombination unterschiedlicher Analysewerkzeuge (IDEA/ACL, Excel, ActiveData Python, R, KNIME, ChatGPT, usw.) Bestimmung der für die Datenanalyse erforderlichen Datenquellen und Ansprechpartner Anforderung oder Bereitstellung der für die Datenanalyse benötigten Daten (Datenselektion) Abstimmung der erhaltenen Daten auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Abdeckung des erforderlichen Zeitraums etc. (Validierung, Sichtprüfung) Aufbereitung der Daten für die Datenanalyse (z.B. durch Harmonisierung von Datenfeldlängen oder -formaten oder Erzeugung von Berechnungsfeldern) Durchführung und Dokumentation der eigentlichen Datenanalyse (Berechnungen) Interpretation des Ergebnisses der durchgeführten Datenanalyse in Bezug auf die zu treffenden Prüfungsaussag Zusammenfassung und Berichterstattung Qualitätssicherung und Dokumentation der Prüfungsdurchführung und der Prüfungsergebnisse in den Arbeitspapieren Der (erhoffte) Nutzen von Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen Das Potential der Massendatenanalyse in Form einer Journal Entry Testing bzw. JET-Analyse insbesondere auch für eine wirtschaftliche Prüfung zeigt das folgende Beispiel (vgl. Zeis,A.:, Kommunale Rechnungsprüfung, 6.A., 2023, S. 227): Geprüft werden soll, ob Gehaltszahlungen nur an Beschäftigte mit laufendem Beschäftigungsverhältnis geleistet werden. Die Aufnahme des Geschäftsprozesses hat ergeben, dass alle Beschäftigten in einer Stammdatenliste geführt werden. Jedem Beschäftigten wird vom System bei der erstmaligen Erfassung eine eindeutige, fortlaufende Personalnummer und eine Kreditorennummer zugewiesen. Zum Zeitpunkt des Ausscheidens wird der Datensatz des Ausscheidenden vom Personalsachbearbeiter als "inaktiv" gekennzeichnet, dadurch wird automatisch die Kreditorennummer gelöscht. Die örtliche Prüfung beabsichtigt nun, u.A. durch den Abgleich aller Gehaltsüberweisungen im Prüfungszeitraum mit der Stammdatenliste zu Beginn und zum Ende des Prüfungszeitraumes Aussagesicherheit über 100 % der Grundgesamtheit zu schaffen oder im Falle von Abweichungen Ansatzpunkte für gezielte Einzelfallprüfungen zu generieren. Der Vorteil der Strategie sei, dass diese Prüfungshandlungen mit den Funktionen der Massendatenanalyse sehr schnell durchzuführen sind. Einzelfragen beim Einsatz von Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen Massendatenanalysen (Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen) verfolgen nach Zeis, A. (2023, S. 226) drei Grundfunktionen: • die Prüfung eines Datenbestandes im Hinblick auf Einhaltung bestimmter Kriterien und Vorgaben, • den Nachvollzug mathematischer Operationen und • den Abgleich unterschiedlicher Datenbestände. Massendatenanalysen ((Journal Entry Testing bzw. JET-Analysen) umfassen demnach im Einzelnen (Zeis, a.a.O, S. 230 ff.) Export und Import von Daten aus und in verschiedene Datenformate; Abgleich zweier Datenbestände bezüglich definierter Felder mit Ausgabe entweder nur der Übereinstimmungen in beiden Dateien oder der Datensätze in Datei 1 ohne Übereinstimmung in zweiter Datei bzw. der Datensätze in Datei 2 ohne Übereinstimmung in erster Datei. Dies erlaubt z.B. die Mehrfachbelegungsanalyse von Stammdatennummern oder eine Lückenanalyse; Zusammenführen von Datenbeständen, die identisch aufgebaut sind, also z. B. Zeiterfassungen eines Jahres mit denen anderer Jahre, um eine Analyse über mehrere Jahre durchführen zu können; Verknüpfen von unterschiedlich aufgebauten Datenbeständen mit Hilfe eines gemeinsamen Feldes, z. B. das Kreditorenkonto aus dem Journal mit den Informationen zum Kreditor aus der Kreditorenstammdatenliste; Extraktion von Daten, die bestimmte Kriterien aufweisen (Beträge, Daten, auch Spannen); Sortieren und Indizieren z. B. erst nach Buchungsmonat, dann nach Kreditor und schließlich nach Betrag; Gruppieren nach identischen Merkmalen und Zwischensummen bilden; Feldstatistik: welche Werte enthält das Feld, Maximum, Minimum, Mittel; Schichtung: Einteilung von Daten in Schichten und Bandbreiten mittels Ober- und Untergrenzen und Schrittgrößen; Berechnungen mittels Formeln auch aus mehreren Feldinhalten vornehmen und berechnete Felder mit Datensatzelementen vergleichen; Mit Hilfe von Pivot-Tabellen können Funktionalitäten wie Extraktion, Sortieren und Gruppieren und Berechnen kombiniert werden; das macht die Darstellung großer Datenvolumina in überschaubarer Form und komplexere Abfragen möglich (Umsätze mit einem Debitor nur im Mai und über der Schwelle von 1.000 Euro); Die Drill-Down-Funktion ermöglicht den Sprung von der Gruppe zum einzelnen Datensatz.
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